Wielu moich znajomych uważa że aby zniszczyć dokumenty wystarczy je podrzeć i wyrzucić do kosza, nie zauważają oni niebezpieczeństwa związanego z wyrzucaniem urzędowych pism czy bankowych wyciągów na śmietnik. Mimo, że dokumenty te często zawierają takie dane jak nasze imię i nazwisko, pesel, numer dowodu osobistego czy nasz adres zameldowania naprawdę niewielu z nas dba o to by zaopatrzyć się w niszczarkę do dokumentów i niszczyć papiery zapewniając sobie i swoim bliskim chociażby elementarne poczucie bezpieczeństwa.

Wyrzucanie firmowych dokumentów również nie jest dobrym pomysłem. Z chwilą gdy znajdą się one w koszu, dane osobowe pracowników, czy poufne informacje Twojej firmy stają się dostępne dla wszystkich, nie zawsze uczciwych ludzi, którzy mogą je wykorzystać przeciwko Tobie lub Twojej firmie.

Dokumenty to nieocenione źródło informacji, każdego dnia w wielu instytucjach publicznych i prywatnych powstaje dokumentacja naszego uczestnictwa w życiu. Nikt z nas nie życzyłby sobie przecież żeby wszystkie te papiery trafiały na śmietnik i były dostępne dla każdego kto tylko ma ochotę pogrzebać w śmieciach np. urzędu skarbowego albo jakiegoś banku w którym mamy konto.

Dlatego też gdy mija czas ustawowego obowiązku przechowywania danych i przechowywanie dokumentów przestaje być obowiązkiem, chcąc zniszczyć nasze archiwum domowe powinniśmy skorzystać z niszczarki do papieru którą możemy kupić już od 50 zł, natomiast firmy powinny korzystać z pomocy specjalistów oferujących usługę profesjonalnego niszczenia dokumentów.

Firma z którą podpiszemy umowę na niszczenie dokumentów poza posiadaniem profesjonalnych niszczarek powinna:

• dostarczyć worki i plomby do miejsca odbioru dokumentów,
• dostarczyć protokół odbioru zaplombowanych worków,
• zapewnić bezpieczny transport na miejsce gdzie będą niszczone dokumenty,
• zniszczyć przekazane dokumenty,
• zapewnić możliwość nagrania procesu niszczenia,
• zapewnić możliwość obecności klienta w trakcie niszczenia dokumentów,
• wystawić protokół zniszczenia,
• na życzenie klienta przekazać nagranie video z procesu niszczenia.

Kierując się dobrem własnym i naszych klientów dbajmy o to by dokumenty które tworzymy i przechowujemy nie stały się źródłem problemów. Dbając o bezpieczeństwo naszych klientów budujemy pozytywny wizerunek naszej firmy w oczach naszych klientów i kontrahentów. Na dzisiejszym rynku firm świadczących usługi archiwalne jest tak duży wybór, że każdy może wybrać ofertę dopasowaną do własnych potrzeb i możliwości finansowych swojej firmy.